为什么先把写作任务拆成三类
有效利用邮件写作 Skill 的第一步是判断当前的“写作卡点”。常见三类任务：
- 从零起草：只有目的与背景或只有要达成的动作，尚未形成正文；
- 结构整理：已有要点或长草稿，主题、称呼、段落与行动请求混乱；
- 措辞与语气优化：事实与结构已定，但担心语气太硬或不够清晰。
将问题归类能帮助你更快选择合适的 Skill（例如 email-draft-polish 用于从零起草；email-formatter-skill 用于结构整理；email-polisher 用于语气对比）。
可复用的输入模板（提给 Skill 的最小必要信息）
对任何 Skill，都建议先准备一段规范化的输入，至少包含： 1) 收件人身份与双方关系：例如“对方是供应商项目经理，之前有两次进展会议”； 2) 沟通目的与期望动作：例如“请对方确认交付时间并上传测试报告，期限三天内”； 3) 必须保留的事实/数据：例如“原合同号、金额、上次沟通日期”； 4) 语气边界（可选）：例如“正式/委婉/推进/友好”； 5) 长度或格式限制（可选）：例如“主题不超过 60 字，正文控制在 5 段内”。 示例短模板： 收件人：供应商项目经理（陌生但已沟通过两次） 目的：催确认第 2 阶段交付并要求上传测试报告 必须保留：合同号 A-2024、上次会议 2026-10-30 语气：推进但保持专业
操作步骤（对每类任务的具体流程）
步骤 A：从零起草（适用 email-draft-polish / email-comm-polish） 1. 用模板把最小必要信息写清； 2. 请求 Skill 生成：主题、开场一句、3 段内正文（背景/当前状态/请求与期限）； 3. 检查承诺类句子，确认不替你做无法兑现的承诺； 4. 补充附件提示与抄送建议（人工决定）。
步骤 B：结构整理（适用 email-formatter-skill / email-analysis-and-refinement） 1. 标注草稿中“必须保留”的句子（日期、金额、结论）； 2. 要求 Skill 输出：清晰主题、称呼、分段（每段第一句概括）与行动项清单； 3. 对照原文逐项核对信息未丢失； 4. 确认签名、附件提示和抄送范围无误。
步骤 C：措辞与语气优化（适用 email-polisher / email-comm-polish） 1. 提交不改动的事实清单并说明收件人和风险点； 2. 请求多版本输出（正式/委婉/催办），并让 Skill 标注每版适合的对象与潜在风险； 3. 人工比对每版是否保持事实一致并选择或混合语句； 4. 最终用“确认清单”核对要素后再准备发送。
具体工作示例（从零起草到语气对比）
场景：你需要催问供应商上传第二阶段的测试报告，合同号 A-2024，上一轮会议 2026-10-30。你与对方为合作关系但沟通节奏慢，必须在三天内得到答复以赶工期。 1) 准备输入（使用上面模板）并提交给 email-draft-polish，要求：主题 + 3 段正文 + 1 行行动列表。 2) Skill 返回初稿后，你核对“不可改动项”：合同号、会议日期、三天期限。若初稿无误，进入下一个步骤。 3) 将初稿提交给 email-polisher，要求生成“正式/友好/督促”三版并标注每版适用对象与风险（如太催会影响关系）。 4) 人工比较三版，选择“督促”版作为基础，但把其中“责备”色彩的句子替换为“当前影响 + 请求确认”，合并后形成最终草稿。 5) 最后逐项检查：收件人邮件地址、抄送名单、附件是否需要、数字与日期核对、是否在正文中避免承诺超出权限。
示例最终核对清单（发送前逐项）
- 主题准确且表明紧迫性；
- 收件人、抄送、密送正确；
- 所有日期、合同号、金额逐一核对；
- 附件已命名并附上说明；
- 请求的动作、负责人和期限在正文第一段或最后一段明确；
- 法律/人事/付款等敏感项已交由对应负责人复核。
限制与注意事项
- Skill 可以提高文字效率，但不能替你做判断性决策（例如承诺交付、变更合同）；
- 任何包含敏感个人数据或合同条款的邮件，发送前应由相关负责人审核；
- Skill 生成的文本可能遗漏上下文细节，使用时务必对照事实清单；
- 跟进与回复历史、定时提醒和收件人隐私设置等属于工作流或邮件客户端功能，需另行确认；
- 不建议把完整原始邮件或未脱敏的客户数据直接提交给公有 Skill 服务，先去标识或脱敏。
结语：先把目的和关键事实以最小输入模板说清，再让 Skill 帮你组织语言与比较语气。Skill 最擅长“把已知事实表达得更清楚”，而不是替你决定要说什么。发送前请用本教程的核对清单逐项确认。